Tanto si estás planeando una ceremonia íntima en el jardín como un evento de varios días en un destino de ensueño, contratar a proveedores con los que puedas trabajar con éxito es un componente fundamental del proceso de planificación de la boda. Y aunque leer reseñas, pedir recomendaciones a amigos y ver muestras de trabajo puede ayudarte a reducir las opciones, cuando llegue el momento de comprometerte, siempre debes confiar en tus instintos, y si notas alguna de estas Red Flags, indican que un proveedor de bodas no es el adecuado para ti.

«Las señales de alarma serán diferentes para cada persona en relación con los proveedores de bodas y las parejas, pero por lo general, son tus instintos diciendo que algo no está bien». «No significa que el proveedor sea malo en su trabajo, sino que puede no ser el adecuado para lo que necesitas. Lo ideal es ver o encontrar las señales de alarma antes de contratar al proveedor, así te ahorras estrés y retos innecesarios mientras planificas tu boda.»

Algunas señales de alarma pueden mitigarse con una simple conversación en la que expongas tus preocupaciones y des al proveedor la oportunidad de explicarte su proceso, otras son indicadores más serios de que debes seguir buscando. «Las relaciones entre el proveedor y la pareja son muy personales, por lo que es crucial que habléis con facilidad, que tengáis buen rollo y que compartáis el mismo estilo y sensibilidad de diseño». «Las mejores relaciones con los proveedores de bodas se basan en la confianza, así que si ves señales de alarma, especialmente en torno a la confianza, es probable que no sea el proveedor para ti».

¿No sabes a qué señales de alarma debes prestar atención cuando te lances a la búsqueda? Desde los hábitos de correo electrónico hasta los choques de personalidad, estas son las señales de alarma más importantes a las que debes prestar atención durante tus entrevistas con los proveedores.

El tiempo que tarda un proveedor en responder a tu solicitud inicial de información varía en función de varios factores, como su nivel de demanda, si es temporada alta o el tipo de servicio que presta. «Si tienes un proveedor muy solicitado y está muy ocupado, puede que no te responda enseguida y no sea una señal de alarma». «Pero si sois una pareja a la que le gusta tener mucha comunicación y tarda dos semanas en responder a vuestra llamada inicial, eso os puede volver locos y sería una señal de alarma».

Pero incluso las parejas más relajadas deberían proceder con cautela si esperan más de un par de semanas para recibir respuesta a una petición. «Podría ser una señal de desorganización, de que no van a ser responsables o de que las cosas van a tardar tanto». «Una vez que estás llegando a un mes y no responden, eso es una Red Flag».

En lo que respecta a la comunicación durante el proceso de planificación de la boda, puedes esperar tener noticias de algunos proveedores con más frecuencia que de otros, en el caso de muchos, puedes pasar meses sin hablar con ellos, y sólo contactar a medida que se acerca la boda para ultimar los detalles. «Si ya has planificado la mayor parte de la boda y sólo te quedan pequeñas cosas por hacer, puede que no veas un repunte en la comunicación». «Pero si no has hablado mucho con un proveedor y sabes que hay cosas que no están hechas y te estás acercando a la fecha de la boda, este proveedor de bodas no es el adecuado».

En general, la falta de comunicación durante todo el proceso es una advertencia que debes tener en cuenta. «La falta de respuesta y la ausencia de acuse de recibo de la correspondencia, incluso en temporadas de mucho trabajo, es una señal de alarma«, afirma. «Todos entendemos que no se puede estar delante del ordenador en todo momento, pero la capacidad de respuesta está al lado de la piedad, y todo lo que pase después de unos días es de mala educación».

Las parejas deberían entrevistar siempre a varios proveedores de cada categoría, dicen los expertos. Esto os ayudará a encontrar al que mejor se adapte a vuestro estilo y os permitirá conocer los servicios y los costes. Si encontráis a un proveedor que os asegura que os proporcionará todo lo que deseáis -y más- por un precio notablemente inferior al de los demás, desconfiar (sobre todo si no os da los extras por escrito). «Cuando un vendedor te promete la luna por el precio de una taza de café, puede ser una señal de alarma», dice el experto planificador. «Los que venden están ahí para vender, y a todos nos gustan los tratos, así que es tentador dejarse llevar, pero asegúrate de hacer todas las preguntas y de que la propuesta incluye todos los costes y honorarios, para que no te lleves sorpresas».

Escuchar a un proveedor decir que no puede darte lo que quieres puede parecer una señal de alarma al principio, pero es mucho mejor que alguien que promete más de la cuenta. «Por regla general, los buenos proveedores que saben lo que hacen, te dan un precio justo y gestionan tus expectativas, son los que son francos y te dicen lo que te va a costar de más», dice. «Cuando un proveedor te da malas noticias, no está intentando venderte su negocio y sacarte dinero rápidamente, te está diciendo la verdad. Harán lo que puedan para trabajar contigo dentro de tu presupuesto».

Aunque todo el mundo necesita reprogramar una reunión de vez en cuando, un proveedor que se olvida con frecuencia(1 vez se pasa, 2 ya…) de tus citas es alguien a quien deberías pensártelo dos veces antes de confiarle el día de tu boda (y tu dinero que igual no se lo merece). «Dejando a un lado las excusas reales, los olvidos generales no transmiten confianza a la hora de gastar dinero con un proveedor». «Es inaceptable. Si estás demasiado ocupado para gestionar correctamente una invitación del calendario, necesitas un asistente o una mejor gestión del tiempo. La impresión de faltar a una reunión o a una llamada importante dice mucho de cómo funciona tu empresa. Y deja claro que no eres un proveedor de bodas adecuado»

Llegar tarde y perderse reuniones es un grave abuso de confianza. «Todo el mundo está ocupado, pero tu tiempo es valioso y hay que tratarlo como tal», afirma. «Una gran cosa que quieres en un proveedor de bodas es la fiabilidad, y cómo se presentan para ti en el proceso de planificación de la boda debe infundir confianza en cómo se presentarán para ti el día de la boda.»

Comprender los procesos de facturación de tu proveedor, los plazos de pago y el coste global es fundamental. «La facturación profesional es primordial». Las solicitudes de pagos extra, dinero en efectivo por debajo de la mesa o cargos añadidos que no se explicaron por adelantado son señales de advertencia importantes. «Da la impresión de que no se trata de un negocio real», afirma.

Otra práctica financiera sospechosa a tener en cuenta: «Presupuestar partidas por correo electrónico o por teléfono sin tener en cuenta costes adicionales como impuestos, gastos de envío, mano de obra, etc.», dice. «Como mínimo, incluye palabras o frases como ‘aproximadamente’, ‘solo partida estimada’ o ‘++’ que muestren que reconoces que esta podría ser la partida, pero no es el alcance completo».

Una forma sencilla de detectar esta Red Flag antes de que sea demasiado tarde, siempre lee los contratos y las propuestas, sobre todo la letra pequeña. «Por favor, léelos«, dice. «La gente no lo lee todo: lee el número superior y sigue adelante».

Todos los proveedores tienen un «punto óptimo» de lo que cuestan sus servicios, tanto si se trata de un florista local discreto como de un planificador de renombre nacional. «Por supuesto, pueden trabajar con menos o más, pero es importante que lo que quieras gastar, o lo que puedas gastar, esté en su punto óptimo». «La peor situación es la de una pareja que se esfuerza por llegar al mínimo de un proveedor y se siente decepcionada todo el tiempo, por lo que es importante mantener conversaciones sinceras sobre el presupuesto. Sé claro con lo que tienes, percibe cómo reaccionan y planifica en consecuencia».

Es probable que los ejemplos que veas en la página web o en los materiales promocionales de un proveedor estén muy por encima de su tarifa mínima, así que si tu presupuesto no puede ampliarse para dar cabida al trabajo que te atrajo de él en primer lugar, podrías acabar sintiendo que has gastado más de la cuenta sin conseguir lo que realmente querías. «Creo que es muy importante no trabajar con proveedores que te digan constantemente que tienes que gastar más». «Realmente significa que tienes que cambiar a un proveedor diferente que trabaje con bodas dentro de tu presupuesto, y que van a ayudar a manejar tus expectativas mientras pasas por el proceso».

Los mejores vendedores pueden salirse de su estética personal para adaptarse a tus peticiones, pero es mejor que elijas vendedores que tengan una cartera llena de experiencia que coincida con tu visión. «Es una señal de alarma cuando alguien promete que puede hacer algo, pero al ver su trabajo nada coincide con su estética». «Ahora tu boda es la boda del aprendizaje y realmente no quieres eso«.

Recomendamos contratar a proveedores con un estilo que coincida con el tuyo. «La mayoría de los proveedores de bodas tienen una estética de firma, y es importante que te guste su portafolio -especialmente los trabajos más recientes- para que sepas que pueden crear en un estilo que deseas y amas». No creemos que ese proveedor de Bodas sea el adecuado. «Siempre me gusta emparejar a los proveedores con parejas que tienen un estilo y unas vibraciones similares, ya que suele ser más fácil crear en el timón que a ambos os gusta y en el que os inclináis que crear algo nuevo sin ejemplos previos.»

Es posible que el proveedor con el que tu hermana, tu mejor amiga o tu compañera de trabajo congeniaron por completo en cuanto a manteles individuales, muestras de mantelería y degustaciones de tartas no sea el más adecuado para ti. «Conectar con el ambiente de tu proveedor es clave. Si ellos son aceite y tú agua, puede ser difícil, así que creo que tener personalidades y energías similares es muy útil, a menos que te encante trabajar con tu opuesto».

Esto es especialmente importante con el organizador de la boda, el fotógrafo y los peluqueros y maquilladores, las personas que te rodearán el día de la boda. «Tienes que llevarte bien con los proveedores, no puedes estar con gente a la que no soportas», dice. «Es una gran señal de alarma: No contrates a un proveedor que no te caiga bien«. «Sé exigente. Es un mercado bastante saturado y hay para todos los gustos».

Por último, también hay que prestar mucha atención a cómo interactúa el vendedor con personas que no son ni usted ni su socio: Quieres formar un equipo que pueda trabajar sin problemas para que tu día transcurra sin sobresaltos. «La actitud de servicio hacia el organizador, los demás proveedores y los clientes no ayuda». «Ser difícil o una diva es una Red Flag importante. Todos somos una pieza importante del rompecabezas para que la gran visión cobre vida, pero sin trabajo en equipo, sólo tenemos retazos de grandeza. Sé humilde o siéntate».