Al planificar una boda, las parejas a menudo necesitan pedir ayuda a profesionales para hacer realidad sus sueños de ceremonia y banquete. Antes de contratar a un equipo, una cosa que los novios deben aprender es la diferencia entre un planificador de bodas, un diseñador de bodas y un coordinador de bodas. Cada uno de ellos puede ayudarte a llevar a cabo partes de tu boda, pero cada uno lo hace en un grado diferente.

Mientras que un planificador de bodas se ocupa de la logística a lo largo de la planificación de la boda, un coordinador ayuda con la ejecución de los planes de boda en el día de la boda. Un diseñador de bodas se ocupa menos de la coordinación que un planificador y trabaja más en la estética general del evento. Para saber más sobre lo que implica cada función, sigue leyendo.

Los organizadores de bodas se ocupan de la logística, desde la recomendación de proveedores y la negociación de contratos hasta la ejecución de su idea el día de la boda. «Los organizadores eliminan las conjeturas del proceso, haciendo que la planificación de una boda sea lo más fluida y sencilla posible». «Un planificador controla el presupuesto y se ocupa de la logística. Esta es una habilidad que muchos pueden aprender, pero solo los mejores planificadores tienen los años de experiencia y las credenciales que los sitúan por encima del resto.»

Algunos planificadores también ofrecen servicios de diseño o estilismo, ayudando con los detalles creativos del día de la boda. A estos se les llama planificadores de servicio completo. «Un planificador de bodas de servicio completo comienza el proceso de planificación con el cliente desde el principio del viaje que es una boda». «Yo lo llamaría la A a la Z de la planificación de bodas, ya que guiamos a nuestros clientes a través de todo el calendario de planificación y lo ejecutamos todo paso a paso». La mayoría de los equipos de planificación de servicios completos incluyen la logística y el diseño. «Las empresas de servicios integrales de gama alta también pueden ofrecer servicios como la gestión de RSVP o servicios de conserjería para bodas de destino, como hace mi equipo».

Otros optan por dejar los detalles del diseño en manos de un diseñador de bodas, lo que significa que tendrás que contratar a dos profesionales para crear el día con el que has soñado. Asegúrese de discutir de antemano si su planificador ofrece servicios de diseño.

• Proporciona referencias de proveedores y negocia los contratos.
• Programar y asistir a todas las reuniones con los proveedores.
• Registra los depósitos y pagos de todos los proveedores.
• Crea cronogramas y planos detallados.
• Ayuda a determinar y gestionar el presupuesto, así como a realizar el seguimiento de los depósitos y pagos.
• Asiste a visitas guiadas y degustaciones de menús.
• Crea ideas de estilo y coordina los detalles de diseño.
• Coordina la reserva de habitaciones de hotel y el transporte.
• Gestiona el ensayo.
• Supervisa todo en el día de la boda (se asegura de que todo el mundo se adhiere a la línea de tiempo, maneja los problemas, gestiona los proveedores, y ejecuta su visión en el lugar).

• Tienes presupuesto para ello.
• Quieres el menor estrés posible relacionado con la boda.
• No tienes tiempo libre.
• No tienes ni idea de por dónde empezar y tus dotes organizativas no son las mejores.
• Tienes muy poco tiempo para planificar.
• Vas a celebrar una boda en un destino y/o un fin de semana de bodas con múltiples eventos.
• Vas a celebrar tu boda en un lugar poco habitual (es decir, no en un hotel, restaurante o salón de banquetes).

El papel de un diseñador de bodas es puramente estético y no incluye cosas como la negociación de contratos o la asistencia a citas junto a la novia. «Nos especializamos en el diseño, asesorando en todo, desde los planos de planta y el diseño de iluminación hasta las flores, el mobiliario, la mantelería y el atuendo». «Ayudamos con las decisiones que darán a su evento un aspecto cohesionado, elegante y sofisticado».

La capacidad de diseñar un evento y crear una atmósfera es un talento único y poco común. «Es algo más que elegir la mantelería y las sillas». «Un diseñador tiene un ojo artístico que le permite conceptualizar todo el evento y transformar verdaderamente un espacio».

• Crea el concepto de diseño de la boda.
• Proporciona orientación sobre la paleta de colores.
• Supervisa el presupuesto de decoración y los proveedores (floristería, alquileres, iluminación, papelería).
• Busca accesorios y equipos especiales.
• Asiste a una visita sobre el terreno para visualizar dónde quieres que vaya todo, idear un diseño e identificar posibles problemas.
• Crea planos detallados.
• Se asegura de que todos los elementos decorativos estén colocados en el lugar de la boda.

• La decoración es para ti el elemento más importante de la boda.
• Confías en tus dotes organizativas y logísticas, pero te falta creatividad.
• Intentas conseguir un tema muy concreto o tienes un millón de ideas sobre el estilo de la boda que no consigues concretar.

Un coordinador de bodas se centra en la logística, pero en un plazo más corto que un planificador. Suelen empezar a ayudaros a prepararos un mes antes de la boda y el día de la boda actúan como personas de contacto. Confirmarán el alcance de los servicios de los proveedores y crearán un calendario para el día de la boda, además de asegurarse de que cosas como los pagos y el recuento de invitados estén en orden. Pero no participarán en las fases previas de planificación ni en el seguimiento del presupuesto. «Parte de nuestro trabajo consiste en coordinar todo lo relacionado con el día del evento, desde la carga y descarga hasta asegurarnos de que todo el mundo cumple los plazos», explica nuestro amigo coordinador.

Los coordinadores se aseguran de que todo lo que has hecho hasta que ellos se hacen cargo esté en buen estado. «Si contratas a un coordinador para que se encargue de todo un mes antes de la boda, tendrá tiempo de ajustar los detalles y hacer un seguimiento de los cabos sueltos». Todo estará en orden, nada se olvidará y tú podrás disfrutar del día de tu boda.

• Se reúne contigo entre cuatro y ocho semanas antes de la boda para informarse de lo que has planeado hasta el momento.
• Se reúne con los proveedores para revisar los contratos firmados y confirmar la logística.
• Crea cronogramas y planos detallados.
• Realiza un recorrido final por el lugar de la ceremonia y el banquete.
• Se ocupa de cualquier detalle que se haya pasado por alto (como olvidar contratar a un encargado del guardarropa).
• Dirige el ensayo.
• Supervisa todo el día de la boda.

• Quieres desempeñar un papel activo en la planificación de tu boda, pero te gustaría que alguien se ocupara de los detalles de última hora y se asegurara de que no se te ha escapado nada.
• Eres extremadamente organizada y detallista.
• No tienes presupuesto para un servicio completo de organización de bodas.

Tanto si contratas a un organizador, diseñador o coordinador de bodas, aquí tienes algunos consejos para que el proceso sea lo más fluido posible.

Lo mejor es contratar a estos profesionales en cuanto conozcas la fecha de tu boda, aunque no se impliquen hasta un mes antes. Esta táctica también puede ayudarte a sacar el máximo partido a tu dinero. «Si una pareja nos contrata con antelación, estaremos encantados de proporcionarles nuestra lista de recomendaciones de proveedores en función de su rendimiento».

El coste de un organizador de bodas puede ser un factor determinante a la hora de elegir a quién contratar. Los organizadores nos dicen que, en la mayoría de los casos, los servicios completos de producción y diseño de bodas suponen aproximadamente entre el 15 y el 20 por ciento del coste total de la boda, dependiendo de la experiencia del organizador, de la región en la que se encuentre y del tiempo que requiera la boda. Lo más probable es que pagues entre 2.000 y 6.000 dólares por un coordinador de bodas, y entre 8.000 y 30.000 dólares por un organizador o diseñador de bodas.

Puede que te estés preguntando si necesitas contratar a un organizador de bodas con licencia. No hay ninguna licencia o certificación requerida para practicar la planificación de bodas, y aunque pertenecer a una organización como la Asociación de Consultores Nupciales, la Asociación de Consultores de Bodas Profesionales Certificados o la Asociación de Profesionales de la Industria Nupcial es un indicador de experiencia, no es el único. El talento habla por sí mismo a través de las fotos en la página web de la empresa del planificador o en Instagram.

Pon siempre a alguien a cargo de las tareas del día de la boda
Alguien, y no usted, tiene que se asegure de que el día de la boda transcurra sin contratiempos y de que todo lo que ha planeado se ejecute correctamente. Pero, ¿y si un organizador de bodas profesional no entra en tu presupuesto? Aunque la mayoría de los coordinadores del lugar de celebración y los encargados del catering están encantados de ocuparse de la logística básica del lugar y de los preparativos sencillos -como colocar las tarjetas de acompañamiento en una mesa o las tarjetas del menú en cada cubierto-, ten en cuenta que, en última instancia, su lealtad es hacia su empleador, no hacia ti (es decir, se aseguran de que la comida se sirva a tiempo, no de que el DJ ponga las canciones adecuadas o de que haya suficientes bolígrafos para el libro de visitas).

«Sería injusto esperar que tus proveedores se ocuparan de tareas para las que no han sido contratados, pero es útil decirles que no tienes planificador y que no vas a contratar a uno». «Los más profesionales seguro que harán todo lo que puedan por ti».

La mejor opción es pedir a un amigo responsable y de confianza que se encargue de algunas tareas importantes, como gestionar el calendario o solucionar cualquier contratiempo que surja con los proveedores. Asegúrate de agradecérselo con una tarjeta regalo para una tienda que le guste. «Pero hay que entender que no es su profesión: no esperes que todo salga perfecto».