Hoja de Cálculo del Presupuesto de la Boda

No hay forma de evitarlo: las bodas son una empresa cara con muchas partes móviles. ¿Cómo puedes controlar todo lo que gastas y asegurarte de que no te pasas? Ahí es donde entra en juego la hoja de cálculo del presupuesto de la boda. Configurar tu hoja de cálculo de forma organizada puede hacer maravillas para mantener a raya el estrés de la boda. Pero, ¿Cómo se crea exactamente esta hoja de cálculo y qué hay que tener en cuenta en ella? Las parejas deben tener en cuenta todos y cada uno de los gastos de la boda, desde la moda hasta las flores, pasando por las luces parpadeantes de la hora del cócktail. También es importante ser diligente para incluir cada nueva factura a lo largo del camino para asegurarse de que no están excediendo su presupuesto.

Lo primero, y más importante, que hay que tener en cuenta es un enfoque realista del presupuesto total de la boda. «Es desalentador llegar a una boda con una cifra fija que quieres gastar, porque hay mucha fluidez en juego», dice nuestra experta organizadora de bodas. «En lugar de intentar ceñirse a un número exacto, creo que es mejor tener un rango objetivo».

Para determinar ese margen, recomienda reservar entre un 10 y un 15 por ciento de la cifra inicial como margen de maniobra para gastos imprevistos, extras por los que se opte más adelante en el proceso de planificación y aumentos de costes que fluctúen con el número de invitados. Una pareja con un presupuesto inicial de 50.000 euros, por ejemplo, debería cubrir los gastos de los principales proveedores con unos 43.000 euros. De este modo, se sentirán más cómodos añadiendo gastos a medida que avance la planificación de la boda, porque estarán gastando dentro de su rango objetivo de 45.000 a 50.000 dólares.

Sea cual sea la cifra con la que trabajes, querrás tener una forma eficaz y fácil de leer de controlar cómo asignas los fondos a lo largo del proceso y cuánto te queda por gastar. Sigue leyendo para obtener consejos de expertos para crear una hoja de cálculo de presupuesto de boda que mantendrá todos los números más importantes al alcance de tu mano durante la planificación de la boda.

La mejor y más sencilla herramienta digital para crear una hoja de cálculo del presupuesto de la boda es un documento de Excel. Esta plataforma no sólo te permite organizar y editar fácilmente tu información, sino que también tiene funciones clave que calculan rápidamente los totales y dividen tus gastos en columnas y pestañas fáciles de navegar.

Aunque puedes tener un documento estático en tu ordenador, crear tu hoja de cálculo de Excel dentro de Hojas de cálculo de Google es ideal para compartirla. De este modo, tu pareja, tus padres y cualquier otra persona que contribuya económicamente a la boda podrán ver en qué punto se encuentra el presupuesto sin tener que pedirte que vuelvas a compartirlo. Aunque varias personas tengan acceso a la hoja de cálculo del presupuesto de la boda, lo mejor es que sólo una la actualice formalmente. Si utilizas una hoja de Google, puedes bloquear el documento para que sólo una persona (o sea, tú) tenga privilegios de editor.

A veces, se necesitan varias hojas de cálculo del presupuesto de la boda si hay varios contribuyentes financieros a la boda. Está bien crear hojas de cálculo separadas para contribuyentes separados, para que nadie se sienta mal por la cantidad de dinero que están gastando en comparación. Sólo asegúrate de tener acceso a cada hoja y de poder aprobar cualquier cambio.

Como todas las hojas de cálculo, la del presupuesto de la boda constará de filas horizontales y columnas verticales. Haz que tus filas sean los diferentes componentes y categorías de proveedores de la boda. Ordénalos alfabéticamente, o por los gastos mas importantes (catering, espectáculos, lugar de la recepción, etc.) y luego se van reduciendo a gastos más pequeños, como la tarta y los detalles. Estas son las categorías que ella utiliza, junto con ejemplos de subcategorías en determinados casos:

• Almuerzo después de la boda
• Alojamiento
• Bebidas/Bar
• Catering
• Cena de Ensayo
• Decoración y estilismo
• Entretenimiento
• Equipamiento y alquiler
• Fiesta de bienvenida
• Fiesta posterior
• Flores
• Fotografía
• Iluminación y Producción
• Lugar de la ceremonia
• Lugar de la recepción
• Oficiante
• Papelería
• Peluquería y maquillaje
• Recuerdos y regalos
• Tarta
• Transporte
• Vestimenta y arreglos
• Videografía

El grado de detalle depende, por supuesto, de las preferencias personales. Mientras que para algunos puede resultar abrumador tener una partida para cada compra visible en una sola hoja, a otros les puede resultar útil para recortar gastos rápidamente una vez que las cifras empiezan a subir. «Si alguien está realmente tratando de vigilar su dinero, es útil desglosar las cosas, porque entonces sabrás exactamente en qué estás gastando». «Una bebida antes de la ceremonia, por ejemplo, puede costar 800 euros, así que si ves eso puede que decidas recortarlo si realmente no lo quieres».

En sus columnas harás un seguimiento de los costes y del proceso de pago. Asegúrate de incluir una columna para cada uno de los siguientes elementos:

• Propuesta y coste estimado
• Coste final
• Diferencia entre el coste estimado y el coste final (puede calcularse automáticamente estableciendo una regla que reste el coste estimado del coste final para cada línea).
• Saldo (cuánto te queda por pagar al proveedor si está pagando a plazos)
• Fecha de vencimiento del pago

La clave del éxito de cualquier hoja de cálculo de presupuesto de boda es, por supuesto, mantenerla lo más actualizada posible. (Disponer de las cifras más actuales te preparará mejor para cada decisión financiera). Para ello, la experta recomienda insertar los nuevos costes a medida que vayan llegando y se firmen los contratos. «También es aconsejable anotar en el calendario un recordatorio mensual para sentarte con tu pareja y tu familia y hablar de cómo está el presupuesto en ese momento».

Otra forma útil de gestionar la hoja de cálculo del presupuesto es diferenciar entre los costes más fijos y los más flexibles al principio del proceso de presupuestación. Por ejemplo, las estimaciones de fotografía y videografía no variarán a menos que añadas o quites horas de servicio, y lo mismo suele ocurrir con los servicios de música y entretenimiento, el oficiante y los costes de ocupación de los lugares de la ceremonia y el banquete.

Otros gastos aumentarán y disminuirán -a veces drásticamente- a medida que aumente o disminuya el número de invitados, porque están explícitamente ligados al número de invitados a los que atenderán. Estas categorías suelen incluir los costes del bar, la comida, los alquileres y los arreglos florales. Al fin y al cabo, cuantos más invitados haya, más mesas habrá que decorar. Si tienes en cuenta estos costes fijos y seleccionas a los proveedores con antelación, te harás una idea más clara de cuánto margen de maniobra tienes en las categorías cuyo precio final no conocerás hasta más adelante.